Se acerca en el calendario el fin de un año y el inicio de otro, y con ello, es momento para las empresas de preparar el cierre de año empresarial, es decir, el cierre del ejercicio contable y el cierre fiscal.
El cierre contable son las operaciones con las que se clausuran las cuentas anuales de la empresa dentro de un ejercicio (que normalmente abarca los 12 meses del año natural). Con ese cierre fiscal realizado, se revisan y se cuadran las cuentas y se cierran dentro del ejercicio contable.
Al realizar este ejercicio, no solo se atienden las obligaciones con las autoridades fiscales, sino que también se registran con más exactitud las pérdidas o ganancias del negocio, se facilita el balance financiero, y la planificación presupuestaria para el siguiente ciclo.
La importancia del orden diario, antes de todo
La falta de orden contable es muy común en las pequeñas empresas, y es el factor que representa mayor dificultad para llevar una gestión financiera eficaz, así que lo primero que se requiere es verla como una prioridad del negocio.
Operar sin dejar un registro completo, detallado y ordenado de todas las transacciones, y sin procesos definidos para evaluar la gestión financiera del negocio, es una receta para dejar una pyme a la deriva, y la información de la realidad de la empresa, en las sombras.
Para lograr un buen cierre contable, de forma sencilla y a la primera, conviene seguir algunas pautas:
1. Ordenar y comprobar la información
Además, la información contable debe mantenerse al día, para, a partir de ahí, revisar el libro diario y mayor de cada cuenta y comprobar que los datos de contabilidad coinciden con lo registrado en el libro diario, revisando la suma del debe y el haber de las diferentes cuentas y el saldo correspondiente de cada una, para evitar errores más adelante.
Comprobar a través del Plan General Contable que no haya errores en los diferentes grupos de cuentas, revisando bien cada partida.
2. Actualizar el inventario con un recuento de existencias en stock
Se deben analizar el stock contable y el stock real, pues las variaciones de existencias pueden afectar el resultado, dando lugar a ingresos o gastos. Hay que considerar que, si el negocio compra existencias y las registra como gasto, y estas no se venden, al final el ejercicio, ya no serán un gasto (o ingreso) sino un activo corriente.
3. Limpiar las cuentas comerciales
Es necesario reclasificar deudas y créditos del negocio, considerando los saldos pendientes por cobrar a nuestros clientes y los que aún están pendientes de pagar a nuestros proveedores, así como los créditos que se vayan a recibir en los próximos meses.
4. Ajustar por “periodificación” los gastos e ingresos que se tendrán en cuenta para realizar el cierre contable, pues no todos se incluirán en el mismo ejercicio contable.
El principio contable a seguir aquí es el de devengo, que establece que las transacciones se registran en el momento en que ocurren, independientemente de su fecha de su pago o cobro.
5. Regularización del asiento de pérdidas y ganancias, es decir, de ingresos y gastos, así como la regularización de las cuentas de patrimonio neto.
6. Cerrar el libro de inventarios y las cuentas anuales, asegurándote de que todos los asientos son correctos.
Para la validación de estos procedimientos, conviene buscar segundas opiniones.
7. Realizar el asiento de regularización y de cierre
Por último, habrá que calcular la diferencia entre ingresos y gastos durante el ejercicio, lo que permitirá saber si el negocio tuvo ganancias o pérdidas. A esa cifra final es a la que hay que aplicarle la fiscalidad correspondiente: el Impuesto de Sociedades (IS).
El asiento de cierre se realiza al saldar todas las cuentas abiertas, de modo que ya no se registran más operaciones, marcando el final del ejercicio contable y el inicio de uno nuevo.
Entonces, con un asiento de apertura para dejar registradas las cuentas del año anterior, la empresa puede iniciar su nuevo año contable.
Finalmente, si realizar el ejercicio fue difícil y cuadrar cuentas llevó más de lo necesario, tal vez es momento de aprovechar para ordenar mejor la contabilidad de tu negocio, quizá implementar un sistema de gestión contable, incluso, si es necesario, crear procedimientos, prácticas, hábitos de registro, etc. que faciliten el próximo cierre.
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