No importa el tamaño de tu tienda, no hacer inventarios es un error.
No solo porque se requieren para mantener un nivel de stock adecuado (y tanto tener artículos faltantes, como tener de más, hará perder dinero a tu negocio), sino también porque la organización que genera es necesaria para tener éxito y la información que pueden ofrecer es clave para tomar mejores decisiones para el negocio.
El inventario es un registro que te permite saber cuándo debes encargar más de qué, y cuánto valen los productos que tienes en stock, así como cuáles rotan más, entre otros muchos datos útiles.
Si aún no le has dado la importancia que merece, es momento de comenzar a hacer inventarios en toda regla, siguiendo estos pasos:
- Destina, acondiciona y organiza el espacio para los artículos, un espacio limpio, seco, y bien iluminado, con estanterías rotuladas para ubicar cada tipo de producto.
- Elige un sistema y un formato de almacenamiento para los artículos, de acuerdo a su tipo y a la rotación de cada uno. Primero, identifica cada categoría para que puedas visualizar mejor cuáles son los productos que necesitan más atención, considerando especialmente a los productos que impactan más las finanzas de tu negocio.
- Establece códigos para los artículos, usando variables como el número de modelo, color, estilo, proveedor, etc.
- Adquiere una herramienta de control de stock, de acuerdo al tipo negocio y de la complejidad de artículos que maneja. Puedes usar desde plantillas pre diseñadas en Excel, hasta software de gestión a la medida. Los más avanzados ofrecen funcionalidades muy útiles como seguimiento efectivo, análisis detallados y predicciones de la demanda, por ejemplo. También son capaces de integrar toda la información pertinente con códigos de barras, números de serie, caducidades, tallas, colores, etc.
- Regístralo todo. Todos los movimientos de entrada y salida de los productos deben pasar por la herramienta de gestión que hayas elegido, siempre, para que la información de tu inventario sea precisa.
- Haz un conteo físico inicial, para que el inventario físico real sea exacto y coincida con el conteo del inventario final. Y hacerlo cada tanto tampoco está de más, incluso si compras un excelente software, los errores son posibles, y estos recuentos periódicos permitirán asegurarte de que todo cuadra.
- Define su periodicidad y prográmalo. Para seguir siendo útil, el inventario debe actualizarse constantemente y realizarse periódicamente. De acuerdo al nivel de movimientos de tu negocio, puedes hacerlo mensualmente, trimestralmente o cada año. Establécelo y agéndalo una vez que termines el primero.
¿Y ahora, para qué lo uso?
Como ya comentamos, además de evitar que tengas productos de más o de menos, un buen inventario te permitirá:
- Identificar artículos de baja rotación (empezando por los que no hayas vendido en los últimos 6 meses), que puedes evaluar ya no reponer. Recuerda que el espacio siempre es limitado. Tu inventario te aconsejará qué seguir vendiendo y qué no.
- Hacer control de calidad. No importa qué artículos vendas, debes asegurarte que mantengan un buen aspecto, y en su caso, que funcionen correctamente o simplemente que hagan lo que se supone que deben hacer. Puedes hacerlo cuando el stock llega, para comprobar que lo nuevo no tenga daños o problemas, y/o puedes aprovechar los periodos de inventario para apoyar esta tarea.
- Analizar la evolución financiera y plantear el futuro de tu negocio. Los inventarios sustentan la principal actividad de una empresa: comprar y vender. Puede decirse que estos activos son la sangre de tu negocio y el mejor indicador del estatus de sus finanzas.
En última instancia, un buen inventario te ayudará a evaluar el funcionamiento de tu negocio y su nivel de éxito. Y así podrás re-orientarlo cuando lo consideres necesario.
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