La organización en una ferretería es vital para su buen funcionamiento. Esto implica claridad en cuanto a qué se hace, quién debe hacerlo y cómo.
Es decir, se requiere una estructura, un esquema de organización y la especificación detallada de las funciones de cada puesto de trabajo. Y claro, contar con los empleados adecuados para ejecutar esas responsabilidades.
Definir a detalle los puestos que se requieren y sus tareas, así como el perfil que se busca para ello, también ayudará a elegir correctamente a las personas para cada puesto, incluso si se trata de un negocio familiar, como suele ocurrir en nuestro país. Muchos problemas pueden evitarse si hay un equilibrio en las funciones y tareas según las necesidades y, lo más importante, quién las desempeña mejor. Nuestro objetivo debe ser tener al mejor o la mejor para cada puesto.
El nivel de experiencia y capacitación también son muy importantes. De acuerdo a la situación del negocio, se puede considerar contratar alguien con buena experiencia, o por el contrario, a alguien sin experiencia pero con la ventaja de estar altamente motivado por aprender.
Por último, será importante de manera general que los empleados tengan buena comunicación y otras habilidades como empatía, buena capacidad de trabajo en equipo, compromiso, responsabilidad, pro actividad, orientación al servicio al cliente, confiabilidad, apertura al cambio, y puntualidad, entre otras.
Los puestos clave de una ferretería y las cualidades de cada uno
La cantidad de puestos puede depender del tamaño de la ferretería, pero se debe considerar cubrir completamente las Áreas de la Administración: Operaciones, Mercadotecnia, Contabilidad, Finanzas y Recursos Humanos.
Si el negocio es muy grande, tal vez se necesiten gerencias generales y auxiliares en cada área, si el negocio es pequeño, es probable que varias funciones se fundan en la figura de un encargado, pero independientemente de cuantos puestos se requieran, se debe procurar una clara definición de la estructura organizacional, los niveles jerárquicos, las líneas de autoridad, así como una distribución de funciones según las habilidades de los colaboradores.
Agrandes rasgos, estos son los puestos más importantes a cubrir:
Gerente General
Responsable de planificar, organizar y coordinar todas las actividades del negocio, velando por su buen funcionamiento y por el uso eficaz y eficiente de los recursos.
Conviene que ya tenga una buena experiencia en puestos afines, y un amplio conocimiento del sector. Entre sus aptitudes debe contarse la capacidad de organización y planeación, aprendizaje rápido, capacidad de negociación, de análisis, tolerancia a la presión y frustración, y seguridad en sí mismo.
Gerente Administrativo
Sería responsable de la coordinación y resolución de las necesidades administrativas, elaborando y ejecutando presupuestos, coordinando a los distintos departamentos si los hay, y responsabilizándose de los pagos, los informes de ventas, los créditos, la revisión general del inventario, los contratos, etc.
Conviene que cuente con una carrera como Licenciado en Administración de Empresas o algo afín al puesto, así como con algo de experiencia en ventas y atención al cliente. También necesita tener capacidad de organización, planeación y priorización.
Asistente Administrativo y Recursos Humanos
Como el nombre del puesto lo dice, sería encargado de las labores asistenciales de estas dos áreas, tales como recibir perfiles de puestos, autorizar pagos a proveedores, realizar trámites para los colaboradores nuevos (hoja de ingreso, altas, contratos de trabajo, etc.) Se requiere algo de formación académica en Administración de Empresas, preferiblemente con énfasis en Recursos Humanos, así como dominio de los programas computacionales usados en este puesto.
Encargado de Proveeduría
De requerirse, puede haber un encargado de proveeduría de Materiales y un encargado de Proveeduría de Ferretería.
Es la figura responsable de cubrir las necesidades del almacén (reposición de productos, cotización, retiro y despacho de pedidos), cotizando materiales, generando órdenes de compra, procurando las condiciones óptimas en cuanto precio, calidad y servicio de los proveedores, a los que también debe atender.
Conviene que cuente con créditos en Administración de Empresas o una carrera afín, de preferencia con conocimiento en manejo de contrataciones directas y licitaciones; que domine los paquetes computacionales que requiere el puesto, y que cuente con un año de experiencia o dos en puestos relacionados.
Jefe de Bodega
Aquí también puede dividirse si se requiere en dos puestos: jefe de bodega de materiales y jefe de bodega de ferretería, el o los responsables de supervisar y dar seguimiento general en todo lo que respecta al área de bodega, como recibir la mercadería directamente, verificando que se trate del total facturado y revisando el buen estado de los artículos o materiales, codificándolos, vigilando que se acomoden en su lugar, informando sobre mercadería dañada, y sobre el stock en inventarios a los proveedores, coordinar el traslado de pedidos, y mantener el área limpia y ordenada.
Para este perfil debe buscarse a alguien con estudios de educación diversificada y algo de capacitación en el campo de Bodegas e Inventarios. Debe tener ingenio, criterio, capacidad analítica y pericia en procedimientos o sistemas que incluyen destrezas de uso de equipo especializado y complejo.
Encargado de Inventarios
Sería quien lleva el control exacto de los inventarios de los productos existentes y del manejo adecuado de los mismos, revisando diariamente la toma física del inventario, tabular la información, analizando las inconsistencias y aplicando ajustes de ser necesario. Para este perfil se puede contratar a alguien con Enseñanza General Básica y algo de capacitación en el campo.
Agente de Ventas
Un profesional en la asesoría a los clientes, capaz de mostrar la funcionalidad de algunos equipos o herramientas en el lugar de trabajo, de crear nuevas necesidades en los clientes ofreciéndoles mercadería que puede serles útil, así como de conseguir nuevos clientes, e incluso visitarlos en su lugar de trabajo si así se requiere, siempre brindando un servicio personalizado y orientando al cliente de forma realista.
Debe contar con conocimientos básicos en productos del almacén y habilidad para las relaciones públicas. Es útil que tenga conocimientos básicos en contabilidad y computación.
Cajero (a)
Es quien se encarga de cobrar a los clientes en efectivo, cheque o tarjeta las compras que hacen, y entregar los depósitos correspondientes a las ventas del día. También se encarga del control de las facturas, tanto de crédito como de contado, los cheques recibidos y los cierres de caja, archivar la documentación generada. Aquí se requiere educación media y experiencia en el manejo de efectivo.
Miscelánea
Puesto responsable de realizar la limpieza general y por áreas. También puede ser responsable de proveer el café a los compañeros o funciones similares para facilitar el trabajo de los demás.
Debe mantener orden y limpieza en las áreas designadas, reportando y solicitando los materiales de limpieza necesarios para sus funciones. Se requiere enseñanza básica y las destrezas manuales relacionadas con el puesto.
Encargado de Pinturas
Alguien con habilidad para expresarse, para efectuar cálculos aritméticos de alguna complejidad, y para aplicar conocimientos teóricos y prácticos, con pericia en procedimientos o sistemas que incluye destreza en el uso de equipo especializado, así como conocimiento y capacitación en el área de pinturas.
Otros puestos complementarios pueden ser necesarios, tales como Recepcionista, Operador de Montacargas, Bodeguero de Materiales, Asistente de Proveeduría, Bodegueros de Ferretería, Auxiliar de Tesorería, Despachadores, Encargada de Crédito y Cobro, o Vendedor de Pinturas.
Con una organización bien definida, hay poco margen para la improvisación, los errores y los problemas. Lo más importante es la especificación, tanto de las cualidades del perfil, como de las funciones y responsabilidades que realizará. Las personas correctas en la posición correcta, pueden hacer toda la diferencia en tu negocio.
Y si en tu negocio apenas estás empezando y tu plantilla es reducida, puedes repartir todas estas funciones entre tus colaboradores actuales, buscando que sus habilidades y capacidades concuerden con las responsabilidades del puesto.
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